آداب شرکت در جلسات رسمی و کاری

ممکن است فکر کنید که برنامه ریزی برای جلسات کاری، کار بیهوده ای است چون رفتار مردم غیر قابل پیش بینی است و نمی توان از قبل برای مواجهه به افراد مختلف برنامه ریزی کرد. اما نکته مهم این است که افراد حرفه ای برای تمام رفتار های خود از قبل فکر می کنند و برای مواجهه با رویداد های مختلف برنامه ریزی می کنند، تا مرتکب اشتباه نشوند. در ادامه راهنمایی های مفید در مورد شناسایی هدف یک جلسه کاری، تهیه دستور کار جلسه . برنامه ریزی صحیح برای آداب شرکت در جلسه کاری ارائه می شود.

مهمترین مسئله  آداب شرکت در جلسه کاری مشخص کردن هدف است. شما باید قبل از ورود به جلسه دقیقاً بدانید که با شرکت در این جلسه قرار است چه هدفی را دنبال کنید و باید چه چیزی دست پیدا کنید. اگر مدیریت جلسه با شما است قبل از شروع جلسه چند دقیقه در مورد هدف جلسه فکر کنید . اگر مدیر تان از شما خواسته تا برایش جلسه ای ترتیب دهید از وی بخواهید تا چند دقیقه وقت بگذارد و دقیقاً برایتان توضیح دهد که چه انتظاراتی از شما داشته و هدف اصلی وی از تشکیل جلسه چیست؟
وقتی هدف از تشکیل جلسه برای تان مشخص شد حال مطمئن شوید که آیا تشکیل جلسه می تواند به شما در دستیابی به هدفتان کمک کند یا خیر؟ تشکیل یک جلسه می تواند راه خوبی برای انتشار اطلاعات میان چند نفر باشد. اگر چه ارتباط از طریق پست الکترونیک یا تلفن نیز می تواند برای این منظور استفاده شود اما شرکت در جلسات امکان برقراری ارتباط چهره به چهره و گرفتن بازخورد از طریق ارتباط کلامی و غیر کلامی را امکان پذیر می سازد.

 تهیه دستور کار از آداب شرکت در جلسه کاری محسوب می شود. در این مورد باید مشخص کنید که جلسه باید چه مواردی را پوشش دهد. داشتن دستور کار باعث می شود تا تمامی شرکت کنندگان در جلسه با هم هماهنگ شوند.

تهیه دستور کار از آداب شرکت در جلسه کاری محسوب می شود. در این مورد باید مشخص کنید که جلسه باید چه مواردی را پوشش دهد. داشتن دستور کار باعث می شود تا تمامی شرکت کنندگان در جلسه با هم هماهنگ شوند. قبل از ورود به جلسه از شرکت کنندگان بخواهید تا دستور کار را مطالعه کنند و قبل از ورود به جلسه خودشان را آماده کنند. شما باید در دستور کار خود مشخص کنید که در جلسه چه موضوعاتی باید مطرح شود، چه کسانی باید در مورد این موضوعات صحبت کنند، چقدر زمان باید صرف بحث در مورد هر یک از موضوعات مشخص شده شود، جلسه چه زمان آغاز و چه زمانی به پایان برسد.همچنین محل برگزاری جلسه و اسامی شرکت کنندگان نیز باید در دستور کار نوشته شود.

برنامه ریزی زمانی برای تشکیل جلسه از جمله موارد مهم و حیاتی  برای آداب شرکت در جلسه کاری هستند. در اکثر مواقع فرد مسئول برنامه زمانی را طوری تنظیم می کند که اکثر شرکت کنندگان بتوانند  در آن حضور پیدا کنند. یک استراتژی این است که سه روز در هفته و سه زمان مختلف در نظر گرفته شود و یا سه ساعت متفاوت در یک روز مشخص از هفته تعیین شود و برنامه ها در اختیار شرکت کنندگان قرار داده شود و از آنها خواسته شود به بهترین زمانی که می توانند در دسترس باشند و در جلسه حضور پیدا کنند را مشخص نمایند.

در شرکت هایی که سلسله مراتب سازمان به حداقل رسیده است، نحوه قرار گرفتن صندلی افراد مختلف در جلسه از اهمیت چندانی برخوردار نیست.  اما شما باید به عنوان یک فرد حرفه ای بدانید که جلسات رسمی برای نشستن بر روی صندلی و مکان قرار گیری صندلی افراد مختلف قوانینی وجود دارد و رعایت نکردن این قوانین ممکن است به اعتبار شغلی شما صدمه وارد کند.برای اینکه بدانید در یک جلسه رسمی و کاری چگونه بهترین مکان را برای نشستن انتخاب کنید به موارد زیر دقت کنید:

• بهتر است ببینید میزبان یا مهمترین عضو شرکت کننده در جلسه کجا می نشیند. سپس سعی کنید صندلی کنار وی را برای نشستن انتخاب کنید. دقت داشته باشید که هرگز بر صندلی مخصوص به رئیس و یا مهمترین عضو شرکت کننده در جلسه ننشینید.
• اگر رئیس یا مهمترین عضو شرکت کننده در جلسه به همراه دستیار یا منشی وارد شد به خاطر داشته باشید که صندلی مجاور و سمت راست رئیس متعلق به او است پس سعی نکنید روی آن بنشینید.
• همیشه انعطاف پذیر باشید به عنوان مثال اگر اتاق جلسه بسیار کوچک است و یا شما در انتهای آن نشسته اید به طوری که وقتی کسی وارد می شود برای پیدا کردن صندلی به سختی می افتد سعی کنید کمی جابه جا شوید تا دیگران نیز بتوانند به راحتی یک صندلی برای نشستن پیدا کنند.
•  از آداب شرکت در جلسه کاری این است که اگر شما مسئول برگزاری جلسه هستید باید به صورتی مودبانه به شرکت کنندگان در جلسه کمک کنید تا بر روی صندلی خود بنشیند.

جهت رعایت آداب شرکت در جلسه کاری سعی کنید همیشه کمی قبل از شروع جلسه، در محل برگزاری جلسه حاضر شوید. اگر شما مسئول برگزاری جلسه هستید حتما باید قبل از دیگران وارد اتاق شوید. اگر شما به عنوان رئیس و یا مسئول برگزاری جلسه زودتر از بقیه در جلسه حاضر شوید، دیگران نیز یاد می گیرند به یکدیگر احترام بگذارند و در موعد مقرر در جلسه حاضر شوند.اگر شما مسئول برگزاری جلسه هستید، در صورتی که رئیس یا مهمترین عضو جلسه برای حضور در جلسه تاخیر داشت، بهتر است کمی منتظر بمانید اما یادتان باشد حتی برای جنین افرادی نیز نباید بیش از 5 دقیقه صبر نمایید.
منبع : آداب معاشرت برای مدیران – تالیف : کبری سبزعلی یمقانی