اصول برگزاری جلسه کاری بر اساس قوانین رابرت

• کسی که مسئول برگزاری جلسه کاری است معمولا باید مدیریت جلسه را بر عهده بگیرد. در واقع این وظیفه مدیر جلسه است که جلسه را در مسیر درست خود هدایت کند و اجازه ندهد که شرکت کنندگان در جلسه وقفه ایجاد کنند و یا در جریان جلسه اختلال ایجاد کنند. شما به عنوان مدیر برگزاری جلسه کاری  باید قبل از شروع جلسه ، قوانین جلسه را مشخص کنید. مثلا به شرکت کنندگان اعلام کنید که وقتی کسی صحبت می کند کسی نباید صحبت وی را قطع کند و یا کسانی که نظرات مخالف دارند نباید نظرات خود را مستقیما در جلسه مطرح کنند.
• معمولا در جلسات بزرگ افراد قبل از این که بخواهند صحبت کنند دست خود را بالا می برند. بدین ترتیب مدیر برگزاری جلسه کاری متوجه می شود که چه کسی می خواهد صحبت کند. در جلسات کوچک که تعداد شرکت کنندگان کم هستند ، لزومی ندارد برای صحبت کردن دست خود را بالا بگیرید. حتی می توانید با نحوه نگاه کردنتان به مدیر جلسه بفهمانید که می خواهید صحبت کنید.
• وقتی در جلسه از کسی دعوت می شود تا در جایگاهی سخنرانی قرار بگیرد، این بدین معناست که وی اجازه دارد برای مدتی طولانی در مورد پیشنهادات و ایده های خود صحبت کند و کسی اجازه ندارد تا صحبت وی را قطع کند. در صورتی که فردی بخواهد صحبت های وی را قطع کرده و در سخنرانی وی اختلال ایجاد کند، مدیر برگزاری جلسه این حق را دارد که به وی اخطار دهد که مؤدب باشد و اگر صحبتی دارد باید صبر کند تا جایگاه سخنرانی در اختیار وی قرار بگیرد.
• ناظم یا مدیر جلسه باید تمام کسانی را که قصد دارند صحبت کنند در نظر بگیرد و زمان را طوری مدیریت کند تا همه این افراد بتوانند صحبت کنند. در برخی جلسات، افراد به نوبت صحبت می کنند و هر کسی که صحبتش تمام شد میکروفون را در اختیار فرد کناری خود قرار می دهد. مزیت این روش این است که هر کسی می داند چه زمانی نوبت به او می رسد اما این روش در جلسات رسمی چندان روش مؤدبانه ای تلقی نمی شود . از طرفی در هنگام استفاده از این روش، مدیر جلسه باید مراقب باشد که کسی دو بار میکروفون را در اختیار نگیرد و یا کسی برای مدتی طولانی سخنرانی نکند و نوبت دیگران را از بین ببرد.
• وقتی سخنرانی افراد تمام می شود فرد باید میکروفون را در اختیار مدیر برگزاری جلسه کاری قرار بدهد و در سر جای خود بنشیند.
• وقتی ایده یا پیشنهادی مطرح می شود شرکت کنندگان در جلسه اجازه دارند تا در مورد آن پیشنهاد و نظر بدهند. هرگز از شنیدن نظرات دیگران ناراحت نشوید و سعی کنید از نظرات سازنده استقبال کنید. البته در صورت شنیدن نظرات مخالف شما این حق را دارید که از خودتان پیشنهادتان دفاع کنید.
• در صورتی که ایده و یا موضوعی غیر از موضوع اصلی جلسه مطرح و در مورد آن بحث شود، مدیر جلسه باید از شرکت کنندگان درخواست کند تا به موضوع اصلی برگردند و اگر لازم باشد در مورد موضوع مورد بحث یک جلسه دیگر ترتیب داده شود.

شما به عنوان مدیر جلسه موظف هستید تا از نکات و مباحث مطرح شده در جلسه یادداشت برداری کنید. اگر چه این کار چندان جالب نیست اما مهم ترین بخش از یک جلسه موفق است.

• تاریخ و زمان برگزاری جلسه
• لیست شرکت کنندگان در جلسه
• دستور کار جلسه و یادداشت برداری از بحث هایی که پیرامون موضوع جلسه مطرح شده اند.
• پیشنهادات مطرح شده در جلسه و تصمیمات حاصله.

• برخی افراد دیرتر از بقیه وارد جلسه می شوند و با صدای بلند از دیگران می پرسند که در جلسه چه اتفاقی افتاده است و چه مباحثی مطرح شده است . سعی کنید هرگز جزو این دسته از افراد نباشید. در صورتی که به هر دلیلی دیر به جلسه رسیدید سعی کنید خیلی آرام و خونسرد جایی برای نشستن پیدا کنید و در صورتی که کسی مشغول صحبت کردن نبود با صدایی آرام از فرد کناری خود خواهش کنید تا برایتان توضیح دهد که قبل از ورود شما به جلسه در رابطه با چه موضوعاتی بحث شده است. سعی کنید همیشه به موقع در جلسات حاضر شوید.
• در صورتی که به هر دلیلی دیر به جلسه می رسید از قبل تماس بگیرید و به اعضای شرکت کننده در جلسه اطلاع بدهید که با تأخیر وارد جلسه خواهید شد و سپس بابت تاخیر خود عذرخواهی کنید.
• به عنوان یکی از اعضای شرکت کننده در جلسه، شما می بایست رویه ای که مدیر جلسه در نظر گرفته است را در پیش بگیرید. به عنوان مثال اگر جلسه خیلی رسمی نیست، لزومی ندارد که شما رفتاری بسیار خشک و رسمی داشته باشید و از قوانین سخت و دست و پا گیر استفاده کنید. اما اگر مدیر جلسه از قبل اعلام کرده است که جلسه کاملا رسمی است بهتر است اطلاعات خود را درباره ی شرکت در جلسات رسمی بالا ببرید.
• در طول جلسه هرگز صحبت دیگران را قطع نکنید. در صورتی که صحبت یکی از اعضا طولانی شد هرگز با چشم و ابرو و حرکت اعضای صورتتان ناراحتی خود را نشان ندهید و با این رفتار دیگران را تحقیر نکنید.
• شما ملزم به این هستید که تا پایان جلسه در جلسه حضور داشته باشید مگر اینکه به یک قرار کاری و یا جلسه دیگری دعوت شده باشید. در صورتی که قصد دارید قبل از اتمام جلسه، جلسه را ترک کنید از قبل با مدیر برگزاری جلسه کاری هماهنگ نموده و زمان خروج خود را اعلام کنید. سپس خیلی آرام و بی صدا از جلسه خارج شوید.
• در صورتی که مدیر برگزاری جلسه کاری از قبل پایان جلسه را اعلام نکرده است و شما نیز برای حضور در یک قرار کاری و یا جلسه دیگر مجبور به ترک جلسه هستید، یک یادداشت کوچک برداشته و در آن در مورد علت ترک جلسه و عذرخواهی بابت ترک جلسه بنویسید و به مدیر جلسه بدهید و سپس بدون هیچ گونه سر و صدایی به آرامی جلسه را ترک کنید.
• اگر تمایل به یادداشت برداری از مباحث جلسه دارید، حتما این کار را انجام دهید. همچنین در صورتی که فرد دیگری از مباحث جلسه یادداشت برداری می کند و می توانید از وی بخواهید تا یادداشت هایش را در اختیار شما نیز قرار بدهد.
• قبل از اینکه در جلسه حرفی بزنید، حتما در موردش فکر کنید.سعی کنید کلمات را سنجیده انتخاب کنید. شما باید قبل از ورود به جلسه دستور کار جلسه را به خوبی مطالعه کنید و ذهنتان را در مورد موضوعی که قرار است در جلسه مطرح شود آماده سازید.
• هنگامی که دیگران در جلسه در حال صحبت کردن هستند، مدام به ساعت خود نگاه نکنید. این کار باعث می شود تا دیگران احساس کنند که شما برای رفتن عجله دارید و به سخنان آنها گوش نمی دهید.
• خاموش کردن گوشی تلفن همراه و یا بی صدا کردن آن از اصول اولیه حضور در جلسات رسمی است. کسی که به خودش اجازه می دهد تا در یک جلسه به تماس های تلفنی اش پاسخ دهد در واقع به دیگران توهین کرده و شخصیت آنها را زیر پا می گذارد.