آداب شرکت در کنفرانس ها، نمایشگاه های تجاری و رویداد های ویژه

یکی از آداب شرکت در کنفرانس ارتباط موثر با همکاران و دوستان است که لازم است در طی آن نکات زیر را به یاد داشته باشید:موضوع را عوض کنید: اگر کسی در نزد شما شروع به بدگویی در مورد شرکت یا رئیستان کرد. هرگز با وی همزبانی نکنید و تنها در جواب وی بگویید من تا حالا راجع به این موضوع چیزی نشنیده ام.دروغ نگویید: هرگز در مورد توانایی ها و مزیت شرکتتان دروغ نگویید. اگر در مواردی لازم به توضیح است فقط سعی کنید واقعیت را بیان کنید البته به هیچ وجه به موارد منفی اشاره نکنید. سعی کنید به موارد مثبت و مزیت های محصولات تان اشاره کنید.افشاگری نکنید: هرگز در مورد اطلاعات محرمانه شرکت تان با دیگران صحبت نکنید اگر مطمئن نیستید که چه اطلاعاتی محرمانه هستند و چه اطلاعاتی محرمانه نیستند فرض را بر این بگذارید که همه اطلاعاتی که در اختیار دارید محرمانه هستند و باید از آنها محافظت کنید.در مورد مسائل شخصیتان با دیگران صحبت نکنید: مردم شما به عنوان نماینده شرکت نگاه می کنند شاید آنها در مورد شخصیت شما کنجکاو باشند اما این وظیفه شما است که به عنوان یک فرد اطلاعات شخصی خود را حفظ کنید و از مسائل شخصی خود برای پیشبرد اهداف کاری استفاده نکنید.

مجبور نیستید به همه کسانی که از شما دعوت می کنند تا برای صرف نهار با شام زمانی را با آنها سپری کنید پاسخ مثبت بدهید. انسان ممکن است در برخی شرایط احساس خستگی و کسالت کند.

کنفرانس و نمایشگاه و … فرصت خوبی هستند که به شما کمک می کنند تا با صنعتی که در آن مشغول به کار هستید بیشتر آشنا شده و متوجه شوید که در دنیای صنعت چه می گذرد. اگر شما شخصاً فردی برون گرا و یا با اعتماد به نفس بالا باشید به راحتی می توانید با دیگر همکاران و رقبا در این رویداد آشنا شده و با آنها رابطه برقرار کنید.

• یکی از آداب شرکت در کنفرانس این است که از  برچسب اسم و یا گردن آویز تان غافل نشوید. معمولاً در چنین مراسمی به اعضای شرکت کننده، برچسب و یا گردن آویزی داده می شود و نامشان بر روی این برچسب ها درج می شود. حتماً قبل از ورود به مراسم برچسب و یا گردن آویز تان را استفاده کنید.
• تعیین هدف قبل از ورود در این مراسم یکی از آداب شرکت در کنفرانس است. مثلا اگر هدفتان افزایش فروش شرکت است پس باید با دیگران ارتباط برقرار کرده و کارت ویزیت آنها را بگیرید. و اگر اولین باری است که در چنین مراسمی حضور پیدا می کنید پس هدفتان ، معرفی خودتان و شرکت تان می باشد. پس باید با خودتان تعدادی کارت ویزیت ببرید و آنها را به دیگران بدهید.
• شاید صحبت کردن با افراد غریبه و باز کردن سر صحبت با آنها کاری سخت و دلهره آور باشد. اما به خودتان اطمینان داشته باشید و چندان نگران این موضوع نباشید. تا آنجا که می توانید مودب و البته دوستانه رفتار کنید، خواهید دید که چقدر زود دیگران با شما احساس راحتی کرده و ارتباط برقرار می کنند.
• اگر کسی به شما نزدیک شد و خواست با شما ارتباط برقرار کند با لبخند و گشاده رویی از وی استقبال کنید. اجازه دهید خودش را معرفی کند و هر سوالی که می خواهد از شما بپرسد. سعی کنید رفتار مودبانه و دوستانه داشته باشید تا گفتگو به درستی بین شما شکل بگیرد. البته به خاطر داشته باشید قرار نیست که کل مراسم را صرف گفتگو با یک نفر کنید.
• وقتی با فردی مشغول صحبت و گفتگو هستید هرگز به اطراف نگاه نکنید. برقراری ارتباط چشمی یکی اصول اولیه ارتباطات موثر محسوب می شود. پس سعی کنید با چشمانتان، دوستان و آشنایانتان را دنبال نکنید. این کار باعث می شود فرد مقابل دستپاچه شود و یا احساس کند به وی توهین شده است.
• در صورتی که با فردی مشغول صحبت بودید سپس فرد دیگری نزد شما آمد و به شما سلام کرد، قبل از شروع مکالمه حتماً فرد کناری خود را نیز به فرد جدید معرفی کنید. همچنین هنگام صحبت با فرد جدید فرد قبلی را فراموش نکنید.

شرکت در کنفرانس ها و رویداد های ویژه این فرصت را فراهم می کند تا با افرادی که در حال حاضر همکاری می کنید زمان بیشتری را سپری کرده و آنها را بیشتر بشناسید. از طرفی این امکان فراهم می شود که با افراد جدیدی آشنا شوید و شاید در آینده نیز به آنها همکاری کنید. با تمام مزایای که این مراسم و رویدادها دارند اما شما باید تصمیم بگیرید که در کدام مراسم شرکت کنید و چه مراسمی نمی تواند برای شما مفید باشد.مجبور نیستید به همه کسانی که از شما دعوت می کنند تا برای صرف ناهار یا شام زمانی را با آنها سپری کنید پاسخ مثبت بدهید. انسان ممکن است در برخی شرایط احساس خستگی و کسالت کند. لزومی ندارد وقتی خسته و کسل هستید خودتان را مجبور کنید تا در جمع همکاران حضور داشته باشید. اگر واقعا احتیاج به تنهایی دارید فقط بگویید” متاسفم نمی توانم دعوتتان را قبول کنم چون … ”

صرف ناهار یا شام با همکاران

حال فرض کنید دعوت دوستان و همکارانتان قبول کردید. برای شرکت در چنین قرارهای کاری، بهتر است از قوانین زیر اطلاع داشته باشید:

• وقتی چند نفر همکار در جایی خارج از شرکت باهم قرار می گذارند، گفتگوهایی میان آنها شکل می گیرد اغلب به بدگویی از دیگر همکاران یا شایعه پراکنی کشیده می شود. مراقب حرف هایی که می گویید باشید. سعی کنید در چنین مواردی بیشتر شنونده باشید و کمتر حرف بزنید.
• ممکن است از طرف همکاران تحت فشار قرار بگیرید به طوریکه آنها شما را مجبور کنند. در پاسخ به چنین سولاتی به هیچ وجه نقاط منفی و مشکلات و مسائلی که از آنها اطلاع دارید را افشا نکنید.
• اگر با رئیس و یا یکی از مدیران ارشد شرکت قرار دارید اجازه بدهید تا ابتدا او غذای خود را سفارش بدهد. سپس شما نیز متناسب با سفارش وی غذای خود را سفارش دهید. هنگام شروع نیز ابتدا صبر کنید تا خوردن غذایش را آغاز کند سپس شما نیز شروع کنید. طوری زمان را مدیریت کنید که همزمان با او غذایتان را تمام کنید.

منبع : آداب معاشرت برای مدیران – تالیف : کبری سبزعلی یمقانی